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Gestión de Proyectos

En la Universidad de Costa Rica se desarrollan proyectos enfocados en el vínculo Universidad – sociedad, cuyo objetivo es contribuir con las transformaciones requeridas para una mayor inclusión, justicia y solidaridad. Así, se integran y enriquecen mutuamente la Universidad con las diversas comunidades.

La instancia encargada de la recepción, seguimiento y acompañamiento de estos proyectos es la Vicerrectoría de Acción Social. A continuación, se presentan los principales elementos que conforman el Ciclo del Proyecto, dé click en las diferentes etapas para ver más información.

 

circulo

Idea inicial

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es un proceso planificado que reúne un conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas entre sí para un período determinado.

Está motivado por un objetivo que lo provoca, una necesidad o problema que persigue el alcance de determinados resultados, tales como conocimientos, organización, redes, cooperaciones, bienes o servicios.

¿Cómo convertir mi idea en un proyecto de acción social?

Para convertir su idea en un proyecto de Acción Social, hay que reconocer o comprobar:

  • Cuál es el objetivo por cumplirse.
  • Cuál es la necesidad o problemática a la cual responde su propuesta.
  • Cómo se víncula el proyecto con las políticas institucionales.
  • Cómo se relaciona el proyecto con el quehacer de su Unidad Académica.

Una vez que estas interrogantes estén resueltas, será posible valorar la viabilidad de su idea hasta convertirse en un proyecto de Acción Social.

Identificar el componente de Acción Social

Los proyectos de Acción Social pueden inscribirse en una de las siguientes subactividades: Trabajo Comunal Universitario, Extensión Cultural, y Extensión Docente. Invitamos a visitar las páginas de cada una de ellas para más información.

Insumos para formular su proyecto

Para orientar las propuestas hacia una vinculación de las necesidades país, se sugiere revisar:

  • Costa Rica ProponeEsta plataforma permite identificar las prioridades que hay que atender para hacer de nuestros cantones, espacios de innovación social; con sociedades más inclusivas, competitivas, seguras, sostenibles y resilientes.
  • Ágora PIC: Plataforma de Integración Ciudadana incorpora capas de información para el buen gobierno del bien común. 
  • Atlas de Desarrollo Humano Cantonal de Costa RicaLa versión del Atlas del Desarrollo Humano cantonal 2016 recoge los índices de la familia de desarrollo humano con los que PNUD ha trabajado internacionalmente y los aplica a la realidad costarricense desagregándolos al ámbito cantonal.
  • Programa Estado de la Nación: Acceda a estadísticas sobre la situación social, económica, ambiental, política, y educativa de Costa Rica.
  • Instituto Nacional de Estadística y Censos: Ofrece estadísticas sobre la situación social del país, el estado de la pobreza y desigualdad, y datos sobre educación, economía, sector agropecuario, entre otros.

Periodo de inscripción

Es posible inscribir proyectos de Acción Social durante cualquier época del año; sin embargo, tenga en cuenta que para optar por presupuesto ordinario debe entregar su proyecto en la Vicerrectoría durante el mes de mayo, también puede revisar el Calendario Académico de Acción Social.

Fuentes de financiamiento

Cada proyecto puede financiarse de diversas maneras:

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Formulación

A continuación, se detallan los principales apartados que debe contener la formulación del proyecto.

 

Vínculo y Adscripción

Indique si el proyecto esta relacionado con otros proyectos o programas institucionales.

Además, que se vincula con la actividad sustantiva ‘Acción Social’ (para este caso), así como a alguna de las secciones: Trabajo Comunal Universitario, Extensión Cultural y Extensión Docente.

Participantes

En este apartado, agregue los datos de las personas vinculadas con el proyecto, sean como responsables o colaboradoras. Además, indique la unidad académica a la que pertenece cada una.

En caso de las instituciones y personas colaboradoras, se puede incluir a participantes internos y externos a la Universidad.

No olvide la descripción global de horas dedicadas en el proyecto, con el aval de la unidad académica base. Descargue el Formulario para reportar Carga Académica de quienes participan en proyectos de Acción Social.

Antecedentes - ¿Qué es lo que existe?

En esta sección:

  • Describa los factores de la situación a escala global, nacional y local.
  • Enriquezca la información con datos demográficos, económicos, sociales, políticos y culturales relacionados con la situación.
  • Identifique las causas del problema o las necesidades a las que el proyecto pretende aportar soluciones.
  • Caracterice a la población con la cual va a trabajar.
  • Incluya experiencias e iniciativas previas, que den cuenta de la trayectoria del tema que aborda el proyecto.

Justificación - ¿Por qué lo voy a hacer?

En este apartado, explique por qué el proyecto es prioritario:

  • Puede hacer un diagnóstico sobre la problemática, el cual permita identificar las soluciones adecuadas y posibles.
  • Indique la pertinencia del proyecto para la Universidad, a partir de su relación con las políticas institucionales o la existencia de una demanda extrauniversitaria de comunidades, instituciones gubernamentales u otras (aportar documentos)
  • Describa los beneficios esperados con el proyecto, tanto para la población con quienes se trabajará como para la Universidad.
  • Incluya los elementos teóricos y metodológicos que dan sustento a su proyecto.

Impacto del proyecto

Desarrolle los efectos cualitativos y/o cuantitativos que se lograrán con la ejecución del proyecto.

Seleccione un área de impacto de acuerdo con la naturaleza del proyecto. Seleccione entre: económica, educativa, salud, desarrollo tecnológico, agroindustrial, sociocultural, ambiental, político-gubernamental y desarrollo científico o, bien, puede agregar otra.

Población beneficiaria

Defina la población con quiénes se trabajará en el proyecto: personas, instituciones, organizaciones, grupos o sectores, entre otros.

Especifique la cantidad de personas con las cuales trabajará en el proyecto.

Es importante explicar cómo se beneficiarán la población y la Universidad con la ejecución del proyecto.

Objetivos, metas e indicadores

Objetivo general

El objetivo general presenta el fin principal que se pretende alcanzar con la ejecución del proyecto. Responde al: ¿Qué + para qué + cómo + quiénes + dónde? También debe reflejar una estrecha relación con la justificación planteada.

Objetivos específicos

Los objetivos específicos son las acciones a través de las cuales se pretende alcanzar el objetivo general (¿cómo logrará alcanzarlo?). En este apartado, tome en cuenta la coherencia con los recursos y el tiempo disponibles.

Se sugiere plantear en los objetivos específicos preguntas tales como: ¿qué se quiere?, ¿cuándo? y ¿cuánto?.

Un objetivo mal formulado o mal definido nos alejará de lo que intentamos hacer o lograr

En el caso de cursos de Extensión Docente, se sugiere formular un objetivo específico que inicie de la siguiente manera: “Al finalizar el curso los estudiantes serán capaces de...” y redactar los objetivos de aprendizaje.

Metas

Cada objetivo específico tiene una o varias metas, estas son resultados concretos que se espera alcanzar al ejecutar el objetivo.

Las metas se pueden expresar por medio de resultados, productos parciales, subproductos o productos finales.

Indicadores

Cada meta tiene uno o varios indicadores de cumplimiento que son los mecanismos de control para verificar sí los objetivos y metas se están logrando adecuadamente.

Los indicadores son la base sobre la cual se fundamenta la evaluación del proyecto.

Se expresan en cantidad, calidad, tiempo y lugar. Por ejemplo: "número de..", "porcentaje de…", "cantidad de...", "tipo de..."

Vinculación con el Plan Estratégico

En este apartado, del Plan Estratégico Institucional 2013 - 2017 elija los ejes estratégicos, los factores claves de éxito, los objetivos estratégicos y las acciones que se vinculan con su propuesta.

Ubicación geográfica

Indique el lugar donde se desarrollará el proyecto: provincia, cantón, distrito y región (Central, Chorotega, Pacifico Central, Brunca, Huetar Norte o Huetar Atlántica).

Metodología

En esta sección explique cómo se abordará la temática del proyecto, describa las actividades que se desarrollarán y la manera en la que se llevarán a cabo para poder cumplir con las metas y los objetivos propuestos (procedimientos generales, técnicas, instrumentos por utilizar, entre otros).

Algunos aspectos a tener en cuenta par elaborar la metodología:

  • Dar cuenta de la forma en que se organizará el equipo responsable (tareas y funciones).
  • Indicar cómo participarán y las estrategias de coordinación de los diferentes actores involucrados en el proyecto.
  • Describir los métodos y técnicas para el trabajo de campo, así como las estrategias de supervisión y seguimiento.
  • Explicitar los mecanismos de promoción y socialización del proyecto y sus resultados.

En el caso de los cursos de Extensión Docente, incluya el programa del curso, el número total de horas y su distribución por semana o ciclo, también horario, lugar y tipo de certificado por otorgar. Para TCU, indique cómo se dará el seguimiento del trabajo de los y las estudiantes que matriculen el proyecto.

Para proyectos interdisciplinarios, describa el proceso de interrelación entre las áreas o personas participantes, tanto internas como externas a la Universidad.

Recursos con que cuenta el proyecto

Refiérase a los recursos humanos, financieros, materiales y de infraestructura de los que hará uso durante el proyecto. Es importante dar cuenta de:

  • Las cargas académicas.
  • El trabajo asumido por sobrecarga y ad honorem.
  • Los recursos tecnológicos, transporte, comunicación e infraestructura.
  • La contratación de servicios.

Incluya los recursos propios y los que aportan otros actores involucrados con el proyecto: comunidades, instituciones y organizaciones contra partes.

En los casos que se cuenta recursos externos a la Universidad, indique el tipo de aporte y el organismo o personas que lo proporcionan. Presente el desglose presupuestario de estos fondos en el formulario correspondiente de la instancia administradora (OAF o Fundevi).

Disciplinas - TCU

Este apartado sólo es necesario en el caso del Trabajo Comunal Universitario. Especifique las tareas o actividades por disciplina que desarrollarán los y las estudiantes, de acuerdo con el perfil de las carrera seleccionadas.

Evaluación

Explicite los mecanismos de control que permitan verificar el logro de los objetivos y metas, así como el uso óptimo de los recursos. La evaluación del proyecto se realiza a partir de los indicadores de cumplimiento y las metas establecidas.

En caso de actividades de Extensión Docente y Trabajo Comunal Universitario, recopile la opinión de la población beneficiaria que participo durante la ejecución del proyecto. Descargue aquí un ejemplo de instrumento que podrá aplicar en las actividades de su proyecto.

Para evaluar el impacto, incluya cómo se registrará y sistematizará (descripción, análisis e interpretación) la información sobre las transformaciones y los cambios cuantitativos o cualitativos generados por el proyecto.

Cronograma de actividades

El Cronograma es un instrumento para ordenar las tareas en el tiempo y evaluar su cumplimiento. Responde a la pregunta: ¿Cuándo lo voy a hacer?

Permite fijar plazos (corto, mediano, largo plazo) y ver cuál es el logro y grado de avance.

Ingrese, por orden de fecha, las actividades y tareas que se desarrollarán durante el proyecto. El sistema calcula el tiempo que durará cada actividad, según las fechas de inicio y final.

Presupuesto o costo financiero del proyecto

Para elaborar el presupuesto es importante definir:

  • ¿Qué necesito? Cuáles son los bienes y servicios para cumplir cada actividad del proyecto.
  • ¿Cuánto necesito? Cantidad necesaria de cada bien o servicio en cada tarea y etapa.
  • ¿Cuánto valen los bienes y servicios?
  • ¿Cómo obtengo los recursos?
  • ¿Cómo solicito los recursos?
  • Ver aquí un ejemplo.

Para solicitar el presupuesto, debe conocer el monto esperado en cada partida. Esta lista sirve para ordenar los bienes y servicios que necesita adquirir, para el control contable y presupuestario de los egresos (ver Manual de cuentas por Objeto Gasto).

Los proyectos que ingrese al Sistema pueden ser plurianuales, por lo que debe especificar el año para el que solicita el presupuesto. Tenga en cuenta que las solicitudes de presupuesto realizadas en el presente año, serán aplicadas para el siguiente periodo presupuestario.

Si el proyecto cuenta con financiación de entes externos, adjunte el desglose de estos fondos mediante los formularios de la instancia administradora elegida: OAF o Fundevi.

Documentos relacionados con la formulación de presupuestos

  • Reglamento para la administración del Fondo de Desarrollo Institucional, que esta conformado por el 15% del total de los ingresos que generan los proyectos de vinculación remunerada con el sector externo. Su propósito es contribuir con el desarrollo equilibrado de las áreas y dimensiones del quehacer universitario, dentro de principios de solidaridad y excelencia académica.
  • Lineamiento para la vinculación remunerada, en el cual se indican los principios, lineamientos, mecanismos operativos y de administración financiera que deben tener en cuenta los proyectos relacionados con la venta de productos y la prestación de servicios.
  • Manual de presupuestos para programas y proyectos de vínculo remunerado, en el cual se presenta a la comunidad universitaria la descripción de las partidas presupuestarias por objeto del gasto, con los aspectos importantes a considerar para facilitar la formulación presupuestaria de los programas y proyectos de vínculo remunerado, los cuales, utilizan a la Fundación de la Universidad de Costa Rica para la Investigación (FUNDEVI), como instrumento debidamente autorizado por la Ley y la normativa universitaria, para agilizar la administración de los fondos respectivos. 

Sitios de referencia

Régimen (horas asistente, estudiante o graduado)

En este apartado puede solicitar las horas asistente, estudiante o asistente graduado requeridas para su proyecto. Indique el número de horas por semana en cada caso.

Para más información puede revisar el Reglamento de Horas asistente y horas estudiante, la Circular VAS-05-2013 y la Circular VAS-02-2016 sobre horas asistente y estudiante.

Documentos a revisar

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Inscripción

Para inscribir el proyecto en la Vicerrectoría, siga los siguientes pasos:

 

Ingrese al Sistema de formulación de proyectos

 

  1. Solicite en su unidad académica un número de consecutivo para identificar el proyecto en ese Sistema.
  2. Ingrese al Sistema Institucional de Formulación de Proyectos - SIPPRES. Cualquier duda puede revisar el Manual del sistema para la formulación de proyectos, o bien visitar la página de Formulación de Proyectos y Plan-Presupuesto SIPPRES
  3. Complete los campos solicitados en el formulario e imprima el proyecto. Para preparar el proyecto antes de ingresar al SIPPRES puede revisar la Guía institucional de formulación de proyectos.
  4. Entregue la siguiente documentación en su unidad académica, la cual será analizada por la Comisión de Acción Social (CAS), instancia encargada de solicitar modificaciones o, bien, aprobar el proyecto.
    • Formulación del proyecto.
    • Formulario con el reporte de las cargas académicas.
    • Carta de presentación del proyecto.

Análisis de proyectos por parte de la Comisión de Acción Social

Una vez aprobado el proyecto, le corresponde a la Dirección de su unidad remitir a la Vicerrectoría los proyectos aprobados.

Análisis de proyectos por la VAS

  1. Cuando los proyectos llegan a la Vicerrectoría, se asignan a la sección que corresponda (según la subactividad que usted seleccionó en el Sistema), sea Trabajo Comunal Universitario, Extensión Cultural, o Extensión Docente.
  2. En cada sección se asigna el proyecto a un/a asesor/a para que analice la formulación.
  3. El análisis incluye la verificación de la carga académica destinada al proyecto.
  4. Si el proyecto requiere modificaciones, se envía el resultado del análisis a la persona responsable mediante un oficio, con copia a la CAS.

Protocolización del proyecto

Una vez que el proyecto cumpla con todos los requerimientos, se protocoliza; es decir, se comunica a la Unidad Académica la aprobación y puesta en vigencia del proyecto, también, se le asigna un número en el sistema de gestión de proyectos de Acción Social.

Aquellos proyectos que necesitan modificaciones deben pasar por ratificación de la CAS; posteriormente, la dirección de su unidad académica envía (nuevamente) la documentación a la VAS.

Cuando se trata de un proyecto nuevo se asigna un código en el Sistema de Gestión de proyectos de Acción Social. En caso de proyectos que ya han estado vigentes, se ratifica el código y los demás componentes.

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Ejecución

A continuación, se presentan los elementos por considerar durante la ejecución del proyecto.

 

Reporte los cambios de su proyecto

Durante la ejecución del proyecto, informe a su asesor o asesora por parte de la VAS los cambios que se van dando con respecto a la formulación académica y presupuestaria.

Los cambios pueden darse en la formulación académica (objetivos, población beneficiada, ubicación geografía, indicadores, entre otros) y en el presupuesto del proyecto (montos y partidas).

Para contar con un calendario actualizado, reporte la inclusión y modificación de actividades, en el caso de los proyectos de Extensión Docente complete el Formulario para la inscripción de actividades.

Servicios de apoyo a los proyectos

En la Vicerrectoría de Acción Social, usted cuenta con apoyo y acompañamiento para la ejecución de su proyecto. Puede solicitar:

  • Asesoría de proyectos: Los asesores y las asesoras de la Vicerrectoría de Acción Social (VAS) le acompañan durante la ejecución de su proyecto mediante visitas, sesiones de trabajo, espacios de información y capacitación sobre temas relacionados con la gestión académica, presupuestaria y la divulgación de su quehacer, según la sección a la que pertenezca su proyecto. Para comunicarse con su asesor/a revise nuestro directorio de contactos, filtre su búsqueda de acuerdo con la sección en la que esta inscrito su proyecto.

  • Asesoría en comunicación: La VAS cuenta con una Unidad de Comunicación encargada de dar información y orientar procesos y productos de comunicación para el trabajo con comunidades y con diferentes grupos o poblaciones. Asimismo, brinda acompañamiento en la elaboración de materiales impresos, radiales, audiovisuales, plataformas web, entre otros. Realice sus solicitudes al correo electrónico accion.social@ucr.ac.cr

  • Préstamo de equipos a la Unidad de Tecnologías de Información (UTI), esto puede solicitarlo a través del Formulario de Solicitud de equipos UTI.

  • Confección de certificados para proyectos de Extensión Docente relacionados con actividades de formación continua. Descargue la Boleta de solicitud de confección y firma de certificados de Extensión Docente, complete la información y envíela al correo ed.vas@ucr.ac.cr

Cancelación de facturas

Para conocer el proceso de cancelación de facturas se sugiere revisar los siguientes documentos:

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Evaluación

La evaluación es un eje transversal al desarrollo del proyecto. Se contempla desde la formulación inicial, en el seguimiento de la ejecución y en el análisis de los resultados finales.

Implica la participación de la población con la que se trabajó. Y la identificación del impacto del proyecto a partir del balance entre metas e indicadores propuestos y los resultados obtenidos.

Sus resultados realimentan los procesos de formulación de proyectos en proceso de renovación.

A continuación, se explican algunos elementos para tener en cuenta respecto de la evaluación de proyectos.

Informe de labores

El objetivo del Informe de labores en línea es obtener información cualitativa y cuantitativa relevante sobre el desarrollo de los proyectos ejecutados, y procurar el análisis y la valoración del cumplimiento de los objetivos del proyecto en función de su formulación y ejecución.

Al mismo tiempo, pretende facilitar y orientar el proceso de sistematización de los resultados para las personas responsables de proyectos.

La información suministrada en el informe de labores permitirá:

  • Identificar las poblaciones que participan en los proyectos de Acción Social, a partir de cuatro niveles de categorización: edad, sexo, grado académico y grupo de vulnerabilidad.
  • Reconocer todas las instituciones, organizaciones, entidades y grupos que se vinculan durante el desarrollo de los diferentes proyectos (contactos estratégicos).
  • Explicar los cambios ocurridos en el proceso de ejecución.
  • Contrastar objetivos, indicadores y metas formulados con los resultados obtenidos por el proyecto.
  • Identificar aciertos y limitaciones durante la ejecución, así como acciones tomadas para enfrentar los desafíos encontrados.
  • Describir el impacto en las poblaciones con las cuales se trabajó.
  • Identificar los mecanismos usados para la evaluación y divulgación de los proyectos de Acción Social.

Guía conceptual para la elaboración de informes de proyectos

En la guía conceptual y didáctica para la elaboración de informes de proyectos se explican las preguntas que incluye el informe de labores en línea, el cual es un procedimiento que deben completar todos los proyectos de inscritos ante la Vicerrectoría de Acción Social (VAS)

La guía es parte integral de una serie de instrumentos que la VAS pone a disposición de la comunidad universitaria para mejorar los procesos de formulación y gestión de proyectos. 

La guía incluye la ruta que deberán seguir las personas responsables de proyectos para formalizar la entrega del informe de labores en línea ante la VAS, previa aprobación de la Dirección de la Unidad Académica y la revisión de la Comisión de Acción Social o Consejo Científico. 

Entrega del informe de labores vía sistema

La entrega del informe de labores se realiza a través del Sistema de Gestión de Proyectos de Acción Social Bitè , y es de uso obligatorio (excepto los proyectos con fondos de CONARE).

Puede ver el flujo de revisión del informe de labores en este enlace y la explicación del proceso de informe de labores en este vídeo.  A continuación se detallan los pasos para ingresar al sistema y completar el informe:

  1. Para acceder al sistema se requiere la cuenta de correo institucional de funcionario, en caso de problemas de acceso comuníquese con su asesor(a) encargado(a). Puede ver el videotutorial del ayuda de Informe de labores en línea para responsables 2015.
  2. Seleccione la opción en el menú Informe de labores y dé click en el informe del proyecto por entregar.
  3. Complete las preguntas del informe y cuando esté completo, debe Enviarlo a revisión vía sistema.
  4. Imprima el informe en PDF y entreguelo en físico a la Comisión de Acción Social (CAS) o Consejo de su unidad, con los adjuntos del proyecto.
  5. En caso de observaciones o modificaciones, la CAS, Consejo, o Director(a) de la unidad se lo devolverá vía sistema para que pueda editarlo.

El informe puede incluir anexos como fotografías, videos u otro tipo de productos en forma física.

El sistema Bitè de la Vicerrectoría de Acción Social utilizará como medio de comunicación primario el correo institucional. Si tiene problemas con el espacio del correo, este videotutorial le muestra cómo puede redireccionar los correos a su cuenta personal de preferencia.

Encuentre todos los videotutoriales del Sistema Bitè para la Gestión de Proyectos de Acción Social en esta lista de reproducción.

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