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| Gestión Presupuestaria |

Una modificación presupuestaria permite darle flexibilidad a los presupuestos asignados, en la cual se pueden realizar ajustes de diferentes partidas presupuestarias lo que corresponde a una redistribución o acomodo del presupuesto esto sin que implique un aumento en el monto total del presupuesto aprobado.

 

Antes de proceder a realizar una modificación se deberá validar el contenido del presupuesto asignado en Sistema Bité http://www.bite.ucr.ac.cr.

 

En el caso de que requerir un movimiento en las partidas de salarios deberá contar previamente con el aval de la Comisión de Acción Social.

 

Posteriormente presentar el documento oficial de la Unidad Académica en el cual pueden incluir uno o varios movimientos; tanto para aumentos como para rebajos como el siguiente ejemplo:

 

 

Al ingresar el documento a la VAS, se distribuye al asesor correspondiente para una revisión y corroborar que dichos movimientos no alteren los objetivos planteados por el proyecto.

 

Posterior a esa revisión el asesor traslada el documento a la Unidad de Presupuesto para la inclusión de los movimientos en el Sistema Bité y se les notificará por medio del correo electrónico adjuntando un estado con los cambios realizados.

 

Tomar como referencia el Manual de gasto 2019

Todas las facturas deben ser tramitadas por la Unidad Académica a la que pertenece el proyecto, ya que ésta es la encargada de validarlas. Las facturas deben contar con los siguientes requisitos:

 

  • Ser original
  • Nombre completo del propietario o razón social o nombre de fantasía (si existe)
  • Numeración consecutiva
  • Número de inscripción (timbrada)
  • A nombre de la Universidad de Costa Rica
  • Fecha de emisión
  • Detalle de los bienes y servicios adquiridos (cantidad)
  • Monto exacto de la compra
  • Tener el sello de cancelado (preferiblemente)
  • Facturas impresas en papel químico deben adjuntar copia de la factura
  • En caso que el formulario de factura se complete a mano, este debe ser legible.
  • No debe contener borrones ni tachaduras
  • Reverso de facturas:
  • Nombre, firma y cédula del funcionario que realizó la compra y del responsable del proyecto
  • Monto en letras escrito por el funcionario que realizó la compra
  • Código del proyecto
  • Justificación del gasto en relación con los objetivos del proyecto

 

Mediante un oficio la unidad adjunta la documentación del gasto y lo remite a la VAS para revisión, control y registro de la ejecución de los presupuestos, previo envío a la OAF.

Posterior a la revisión, control y registro estos documentos serán enviados desde la VAS a la Oficina de Administración Financiera.

Una vez tengamos el recibido de estos documentos se envían a la Unidad Académica por medio de los mensajeros. Tomar como referencia: Circular OAF-2-2018 y Circular OAF-10-2018 

 

En casos de excepción y debidamente justificadas se podrán tramitar facturas sin timbrar siempre y cuando no exista en la zona algún otro lugar que brinde el servicio o en zonas de difícil acceso, por lo que se podrá realizar el pago con una factura génerica.

Cada responsable de proyecto debe contar con un facturero, dicha factura tiene que venir a nombre de la Universidad de Costa Rica, en el detalle se indica el servicio brindado (preparación de alimentos) , tiene que venir firmada y con la cédula de la persona que brinda el servicio y adjuntar copia de la cédula. Al reverso: Nombre, firma y número de cédula del funcionario,monto en letras, justificación del gasto y código del proyecto.

A los estudiantes que acompañan las actividades de Acción Social se les reconoce el concepto de transporte, alimentación y hospedaje en el desarrollo de giras para las actividades propias de Acción Social y nunca debe usarse como pago por alguna actividad realizada.

Se les facilitará a los responsables de proyectos las boletas de subsidio las cuales deben llenar con los datos de los estudiantes, deben ser estudiantes activos, tener matrícula en el ciclo, póliza al día y presentar la cédula de identidad. El monto pagado por estudiante no puede sobrepasar el monto de la tabla de viáticos para funcionarios. Esa boleta será reintegrada en la unidad académica y se enviará a la VAS por medio del Fondo de Trabajo de la Unidad Académica.

Tomar como referencia la Directrices para el uso de la partida al sector privado (VRA-5-2019) y puede descargar el formulario al sector privado.

 

El trámite de viáticos para funcionarios se realizan por medio de sistema https://expediente.ucr.ac.cr/ y tomando como referencia lo establecido en el Reglamento de gastos de viaje y de transporte para funcionarios públicos.

Posterior a la gira el funcionario cuenta con 7 días hábiles para ingresar al sistema y realizar la liquidación respectiva, en la misma deberá indicar el fondo de trabajo de la Unidad Académica, el código del proyecto y equivalencia correspondiente, el mismo llegará vía sistema a la VAS para revisión, control y registro, posteriormente recibirá una notificación al correo electrónico para que sea reintegrada en la Unidad Académica.

En el caso de utilizar transporte público o pago de peajes durante el desarrollo de las actividades de la gira se podrá incluir dentro de la misma liquidación siempre y cuando el proyecto cuente con presupuesto en el objeto del gasto 1-05-01-00 “Transporte dentro del país”.

En el caso de que los servicios sean superiores a los ₡446.200 deberán ser tramitados por Orden de servicios. En el formulario de orden para servicios debe indicar la cuenta bancaria y adjuntar la factura o cotización en caso de reserva presupuestaria. Deberán remitirla mediante un oficio a la VAS para revisión, registro y control, posteriormente desde la VAS se envía a la Oficina de Administración Financiera (OAF).

En el caso de compra de materiales superiores a ese monto deben tramitarse por orden de compra mediante la Oficina de Suministros o la unidades de compras especializadas.

Tomar como referencia la Circular VRA-02-2019

Todos los años en el mes de junio se realiza la subejecución presupuestaria, para esta fecha los proyectos que cuenten con presupuesto ordinario deberán tener el 50% del presupuesto asignado ejecutado, en caso contrario se le subejecutará y este dinero será distribuido entre otros proyectos que requieren de un apoyo adicional. La subejecución no aplica para Fondos de Regionalización (CONARE), Fondos Concursables (CONARE) y VAS.

En caso de que las actividades se realicen principalmente en el II Semestre, se podrá remitir un oficio con la justificación para la No Subejecución de presupuesto la cual será valorado por el asesor correspondiente y de ser válida la justificación no se subejecuta.

Tomar como referencia la Circular VAS-1-2019.